Những công cụ hỗ trợ Quản Lý Xây Dựng hiệu quả

Giới thiệu

Người quản lý dự án xây dựng có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ, chất lượng và trong ngân sách. Dưới đây là một số công việc chính mà người quản lý dự án xây dựng thường thực hiện:

• Lập kế hoạch dự án: Xác định phạm vi, mục tiêu, tiến độ và nguồn lực cần thiết cho dự án. Tạo ra lịch trình làm việc và quản lý nguồn nhân lực, tài chính và vật liệu.

• Quản lý nguồn lực: Theo dõi và quản lý việc phân bổ và sử dụng nguồn lực như lao động, thiết bị, vật liệu và tài chính để đảm bảo tiến độ dự án.

• Quản lý rủi ro: Định danh, đánh giá và quản lý các yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Phát triển kế hoạch ứng phó với các tình huống không mong muốn.

• Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện công việc so với kế hoạch ban đầu. Điều chỉnh lịch trình và nguồn lực nếu cần.

• Quản lý chất lượng: Đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng. Thực hiện kiểm tra chất lượng và kiểm tra kỹ thuật định kỳ.

• Tương tác với các bên liên quan: Giao tiếp chặt chẽ với khách hàng, nhà thầu, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và kịp thời.

• Giám sát tài chính: Quản lý ngân sách dự án, theo dõi chi phí thực tế so với dự kiến và đảm bảo việc sử dụng tài chính hiệu quả.

• Giải quyết vấn đề: Xử lý các tình huống không mong muốn và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

• Báo cáo và đánh giá: Lập báo cáo tiến độ, tình hình tài chính và chất lượng dự án để cung cấp thông tin cho các bên liên quan và đảm bảo dự án đang diễn ra theo kế hoạch.

• Kết thúc dự án: Hoàn thành các tài liệu, báo cáo và tài liệu liên quan đến dự án. Đảm bảo rằng mọi cam kết đã được thực hiện và dự án đã hoàn thành một cách hài hòa.

Vậy, những công cụ nào sẽ hỗ trợ người quản lý dự án đảm bảo những nhiệm vụ được nêu ở trên?

Công cụ quản lý tập trung tất cả các loại thông tin trong dự án

Đơn vị hay ban QLDA (đại diện CĐT) quản lý toàn bộ dự án thì họ rất cần tiếp cận tất cả thông tin của dự án ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, báo cáo nghiên cứu khả thi tới thiết kế, thi công và hoàn công của dự án.

Hình minh họa : cây thư mục của dự án từ giai đoạn lập kế hoạch triển khai dự án

Công cụ so sánh nội dung của bản vẽ và mô hình BIM

So sánh thủ công bản vẽ và mô hình BIM có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức. Một công cụ tự động có thể thực hiện quá trình này nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc khác.
Việc phát hiện sự không phù hợp trước khi bắt đầu công trình giúp đảm bảo chất lượng xây dựng. Nếu không phát hiện ra sự không thống nhất sớm, nó có thể dẫn đến việc thay đổi và sửa lỗi trong quá trình thi công, điều này có thể tốn kém và làm giảm hiệu suất dự án.

So sánh thay đổi của bản vẽ (pdf)

So sánh thay đổi của mô hình (revit)

Công cụ theo dõi nội dung tất cả cuôc họp

Trong cuộc họp, thông tin quan trọng như quyết định, yêu cầu, và các cam kết có thể được đề cập. Công cụ theo dõi cuộc họp cho phép bạn lưu trữ tất cả các thông tin này một cách có cấu trúc và dễ dàng truy cập sau này.
Việc theo dõi nội dung cuộc họp giúp cải thiện giao tiếp trong dự án. Mọi người trong dự án có thể truy cập và tham khảo thông tin từ cuộc họp một cách dễ dàng, giúp đảm bảo sự hiểu biết chung về tiến trình và yêu cầu.
Việc theo dõi nội dung cuộc họp giúp giảm thiểu xung đột và hiểu nhầm trong dự án, bởi vì mọi thông tin được ghi chép và lưu trữ một cách chính xác và trong môi trường có trình tự.
 

Công cụ quản lý vấn đề (Defect) tập trung

Trong quá trình xây dựng, có thể xảy ra các vấn đề hoặc khuyết điểm trong công việc thực hiện. Điều này có thể là sự không phù hợp với các tiêu chuẩn, lỗi trong việc thi công, hoặc các vấn đề khác liên quan đến chất lượng. Công cụ quản lý vấn đề tập trung giúp quản lý dự án theo dõi và giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả.
Khi phát hiện ra một vấn đề hoặc khuyết điểm, người thực hiện công việc hoặc người quản lý dự án có thể tạo điểm tương tác (defect) để ghi chép chi tiết về vấn đề đó. Điểm tương tác này bao gồm thông tin về vị trí, mô tả vấn đề, người liên quan, mức độ ưu tiên, và thời hạn giải quyết.
Công cụ quản lý vấn đề tập trung cho phép theo dõi tiến trình giải quyết của các điểm tương tác. Bạn có thể xem ai đang chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề, thời gian mà vấn đề đó đã tồn tại, và tình trạng hiện tại của việc giải quyết.
Mọi hoạt động liên quan đến vấn đề, bao gồm cả việc giải quyết và tương tác, được ghi chép để tạo lịch sử. Điều này hữu ích cho mục đích tra cứu và theo dõi trong tương lai.
Công cụ quản lý vấn đề thường cho phép liên kết các điểm tương tác với tài liệu, bản vẽ, hoặc hồ sơ công việc cụ thể để giúp người dùng hiểu rõ hơn về nguồn gốc của vấn đề và làm việc với nó.

Công cụ theo dõi quá trình đệ trình (RFA), yêu cầu thông tin (RFI), xem xét phê duyệt giữa các bên

Theo Dõi Quá Trình Đệ Trình (RFA): Trong quá trình thiết kế và xây dựng, các tài liệu như bản vẽ, thiết kế, và giấy tờ phải được đệ trình cho các bên quản lý dự án, chủ đầu tư, hay các cơ quan có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt. Công cụ theo dõi RFA giúp quản lý dự án theo dõi quá trình này, bao gồm việc xem xét tài liệu, xác định người chịu trách nhiệm, theo dõi tiến trình, và ghi chép lịch sử đệ trình.
Quản Lý Yêu Cầu Thông Tin (RFI): Trong quá trình xây dựng, có thể có nhiều câu hỏi và yêu cầu thông tin từ các bên tham gia dự án. Các yêu cầu thông tin (RFI) phải được ghi lại, theo dõi, và quản lý một cách chặt chẽ. Công cụ này cho phép quản lý và ghi chép RFI, theo dõi tiến trình xử lý, và đảm bảo rằng các câu hỏi được trả lời một cách đầy đủ và kịp thời.
Trong dự án xây dựng, tài liệu như bản vẽ, thiết kế, và tài liệu kỹ thuật phải được xem xét và phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi tiến hành thi công. Công cụ này cho phép tạo và quản lý các quy trình xem xét và phê duyệt, ghi chép ý kiến, và theo dõi tiến trình để đảm bảo rằng tài liệu được xem xét và phê duyệt một cách hiệu quả.

Công cụ nhận báo cáo theo thời gian thực

Trong dự án xây dựng, thông tin liên quan đến tiến trình, tiến độ, tài liệu, và các sự kiện quan trọng có thể thay đổi liên tục. Công cụ nhận báo cáo theo thời gian thực cung cấp thông tin cập nhật và liên tục, giúp bạn luôn được thông báo về tình hình hiện tại của dự án.
Giao Tiếp Hiệu Quả: Thông tin trong báo cáo thời gian thực có thể được chia sẻ một cách dễ dàng với các thành viên trong dự án và các bên liên quan khác. Điều này giúp tạo ra giao tiếp hiệu quả và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu về tình hình dự án.

Công cụ chia sẽ nội dung của bảng tiến độ, nhận yêu cầu hiệu chỉnh hay báo cáo tiến độ của các bên tham gia dự án

Chia Sẻ Thông Tin: Trong dự án xây dựng, bảng tiến độ là một phần quan trọng để theo dõi tiến trình và hiểu rõ lịch trình công việc. Công cụ này cho phép bạn chia sẻ thông tin từ bảng tiến độ với các bên tham gia dự án, bao gồm nhà thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế, và người quản lý dự án.
Nhận Yêu Cầu Hiệu Chỉnh: Trong quá trình thi công, có thể có yêu cầu hiệu chỉnh lịch trình hoặc công việc từ các bên tham gia dự án. Công cụ này cho phép bạn nhận và ghi chép các yêu cầu này, đảm bảo rằng mọi yêu cầu được quản lý một cách cụ thể và có trình tự.
Thông tin trong bảng tiến độ và các yêu cầu hiệu chỉnh thường được cập nhật thời gian thực. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc đồng bộ và cho phép các bên tham gia dự án theo dõi tình hình hiện tại và dự đoán tiến trình tương lai.

Công cụ hỗ trợ xuất hồ sơ hoàn công, quản lý chất lượng hay nghiệm thu công trình

Xuất Hồ Sơ Hoàn Công: Sau khi hoàn thành dự án xây dựng, cần phải thực hiện xuất hồ sơ hoàn công, là tập hợp các tài liệu và thông tin quan trọng về dự án như bản vẽ kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn vận hành, bản vẽ hoàn thành công trình, bản vẽ as-built, và các tài liệu hành lang bảo hành. Công cụ này giúp tạo, quản lý, và tổ chức hồ sơ hoàn công một cách hiệu quả. Tất cả công cụ mình liệt kê ở trên đều nằm trong một giải pháp được mang tên Autodesk Build.
Nếu các bạn quan tâm thì có thể đăng ký trial dùng thử trong 1 tháng thông qua link : Autodesk Build Trial | Autodesk Construction Cloud