CEC sử dụng OpenSpace để cải thiện giao tiếp với các tổng thầu

Mục tiêu: Cải thiện tài liệu hình ảnh cho những buổi trao đổi với các tổng thầu (GC)

Là nhà thầu trọn gói về hệ thống cơ khí, điện, cấp thoát nước và công nghệ (MEP-T), CEC Facilities Group thường phải biểu diễn các điều kiện chính xác của công trường trước khi bắt đầu công việc. Việc sở hữu tài liệu hình ảnh trọn vẹn, dễ điều hướng để nhanh chóng biểu diễn các điều kiện chính xác tại công trường của GC đã trở thành ưu tiên hàng đầu.

CEC khám phá ra rằng tính dễ sử dụng cũng quan trọng không kém chức năng trong quá trình kiểm tra kỹ lưỡng và triển khai các giải pháp công nghệ xây dựng khác. Giám đốc kiểm soát dự án của CEC, Jared Peinado cho biết: “Thời gian đối với đội ngũ thực địa của chúng tôi là vô cùng quý giá và mọi ý tưởng mới mà chúng tôi áp dụng cần phải mang lại giá trị tương xứng hoặc khác biệt cho đội ngũ của chúng tôi. Nếu việc sử dụng một sản phẩm công nghệ phải trải qua rất nhiều bước, đội ngũ thực địa sẽ e ngại việc triển khai và liên tục sử dụng công cụ/công nghệ đó”.

Chiến lược: Sử dụng OpenSpace để lập tài liệu đầy đủ cho từng công trường 1 đến 2 lần mỗi tuần

Đội ngũ thực địa của CEC đã triển khai OpenSpace trong một loạt các dự án nhằm đảm bảo tài liệu công trường luôn mới và được cập nhật. Các dự án hiện tại bao gồm một trang trại năng lượng mặt trời rộng khoảng 743 héc-ta ở một khu vực xa xôi thuộc Tây Texas; tại đây, đội ngũ chịu trách nhiệm thực hiện 2 triệu mối nối và buộc hàng trăm nghìn dây buộc cáp trong quá trình nối mạch vòng hàng nghìn dãy tấm pin với nhau.

“OpenSpace cho phép đội ngũ QA/QC có thêm thời gian để kiểm tra công trình thay vì lo lắng về thủ tục giấy tờ.”
Giám đốc kiểm soát dự án của CEC, Jared Peinado

Trước khi sử dụng OpenSpace, 10 thành viên của đội ngũ QA/QC sẽ phải chụp ảnh từng mối nối bằng điện thoại để hoàn thành yêu cầu kiểm tra của mình. Giờ đây, các thành viên chỉ cần gắn camera 360° vào mũ cứng bảo hộ của mình rồi đi giám sát; việc này cho phép họ thực hiện nhiều nhiệm vụ trong khi OpenSpace “thầm lặng” tự động thu thập hình ảnh và ghim hình ảnh vào sơ đồ dự án.

Đội ngũ còn có thể sử dụng tính năng Field Notes (Ghi chú thực địa) để tạo danh mục những công việc cần hoàn tất cũng như lập tài liệu các trường hợp mà những bên khác vô tình gây thiệt hại cho công việc của CEC hoặc khi các khu vực công trường chưa sẵn sàng để bắt đầu thi công. Họ chỉ cần chụp ảnh và nhập bình luận rồi hình ảnh và văn bản sẽ được tự động ghim vào sơ đồ, quá trình này dễ dàng hơn rất nhiều so với việc ghi chép những gì quan sát được vào sổ tay và sau đó cố gắng nhớ lại mục ghi chép đó đề cập đến khu vực nào của công trường. Họ cũng có thể tự động tạo những báo cáo có tất cả các mục “được gắn thẻ”.

Peinado cho biết: “Công nghệ này có ý nghĩa to lớn đối với đội ngũ QA/QC của chúng tôi”. “OpenSpace cho phép đội ngũ có thêm thời gian để kiểm tra công trình thay vì lo lắng về thủ tục giấy tờ”.

“Nhờ có tài liệu chính xác và hoàn thiện, chúng tôi nắm được lợi thế để tự bảo vệ mình trước những lý lẽ trì hoãn dự án.”
Giám đốc kiểm soát dự án của CEC, Jared Peinado

Kết quả: Công tác điều phối và quản lý quan hệ với GC được cải thiện

Do các đội ngũ QA/QC sử dụng OpenSpace để đi giám sát công trường một hoặc hai lần một tuần, CEC có thể dễ dàng lập tài liệu cho công việc để thảo luận sau. Công ty mong muốn thử nghiệm thí điểm OpenSpace ClearSight để theo dõi tiến độ, qua đó có thể hỗ trợ các yêu cầu thanh toán cũng như củng cố niềm tin với GC bằng cách lập tài liệu chính xác phần trăm phạm vi công việc đã hoàn thành mỗi ngày. Cho đến nay, OpenSpace đã thúc đẩy các thay đổi hữu ích trong những lĩnh vực sau:

• Tiết kiệm thời gian: OpenSpace giúp đội ngũ QA/QC tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi khi lập tài liệu cho công trường. Nhờ công nghệ này, đội ngũ cũng làm việc năng suất hơn vì họ có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ trong khi đi giám sát công trường. Công nghệ này cũng giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tương tác thường lệ với GC và các nhà thầu phụ khác. Peinado cho biết: “Việc tôi có thể nhanh chóng hiển thị hình ảnh và không phải mất ba hoặc bốn giờ xoay sở phản hồi email hoặc thư thông báo trì hoãn có ý nghĩa vô cùng to lớn”.
• Giải quyết vấn đề và cải thiện giao tiếp: Hiện tại, CEC sử dụng OpenSpace chủ yếu nhằm mục đích giảm mức độ rủi ro và cải thiện giao tiếp với các GC. Peinado tiết lộ: “Nhờ có tài liệu chính xác và hoàn thiện, chúng tôi nắm được lợi thế để tự bảo vệ mình trước những lý lẽ trì hoãn dự án”. Bằng cách giúp CEC chứng minh rằng họ không phải nguyên nhân gây ra sự trì hoãn ban đầu, OpenSpace cũng giúp CEC có lợi thế hơn khi yêu cầu làm thêm giờ nếu GC có ý định tăng tốc độ bàn giao công việc. OpenSpace cũng hữu ích trong các hoạt động tương tác hàng ngày. Ví dụ: nếu trong buổi họp, Quản lý dự án của GC cho biết một khu vực nào đó đã sẵn sàng đấu nối điện, CEC chỉ cần hiển thị hình ảnh gần đây để chứng minh cần hoàn thành nốt những hạng mục nào, từ đó mọi người có thể thống nhất quan điểm nhanh hơn.
• Trải nghiệm người dùng: Trong quá trình áp dụng OpenSpace để một số đội ngũ làm quen, Peinado nhận thấy rằng công nghệ này có tính trực quan cao, ngay cả đối với những đồng nghiệp lớn tuổi không am hiểu nhiều về công nghệ. Peinado cho biết: “Bất kể trình độ kỹ năng của bạn tới đâu, OpenSpace vẫn rất dễ sử dụng”. Tính dễ sử dụng đã trở thành nhân tố chính tạo nên sự khác biệt khi so sánh OpenSpace với các công nghệ khác. Ví dụ: mặc dù Matterport có thể hữu ích trong việc cung cấp các điều kiện hoàn công cho khách hàng trong quá trình bàn giao, việc sử dụng công nghệ này để lập tài liệu hàng ngày cho công trường quá phức tạp.