Các lý do khiến cho việc quản lý tài liệu trở nên kém hiệu quả

Một dự án không thể được hoàn thành nếu chỉ có một thành viên thực hiện. Dự án càng lớn thì số lượng thành viên tham gia càng lớn. Do đó sự phối hợp làm việc cùng nhau để hoàn thành dự án theo những mục tiêu đề ra là rất quan trọng và việc quản lý tài liệu xây dựng đóng một vai trò quan trọng trong dự án. 

Việc quản lý tất cả các tài liệu dự án không hề dễ dàng, đặc biệt khi có nhiều người được thêm vào một dự án. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài liệu dự án, hãy xem xét kỹ hơn các hệ thống và quy trình của bạn để tìm ra các điểm cần cải thiện. Dưới đây là một số lý do phổ biến khiến việc quản lý tài liệu của bạn trở nên kém hiệu quả và cách giải quyết các vấn đề này.

Khả năng truy cập dữ liệu thiếu linh động 

Với sự xuất hiện của laptop, tất cả các tài liệu sẽ được lưu trữ trên máy tính. Bạn sẽ không phải mang theo những bản vẽ nặng nề trong quá trình làm việc nữa. Nhưng việc bị giới hạn quyền truy cập tài liệu chỉ trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay không thực sự tiện lợi. 



Giải pháp: Sử dụng thiết bị di động là điều cần thiết trong quản lý tài liệu. Cho dù ở nơi làm việc, trong văn phòng hay thậm chí ở nhà, bạn cần có khả năng có được các tài liệu xây dựng phù hợp. Có một hệ thống quản lý tài liệu thân thiện với thiết bị di động sẽ giúp bạn làm điều đó. 

Thông tin dữ liệu dự án được bảo vệ quá mức hoặc dưới mức cho phép 

Quản lý quyền truy cập vào thông tin dự án có thể phức tạp. Khi các tệp quá hạn chế, các nhóm không thể truy cập thông tin họ cần, cản trở năng suất và tăng độ trễ. Nếu chúng ta quá lỏng lẻo trong việc quản lý sẽ làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin dự án. 
  Giải pháp: Hệ thống của bạn cần có khả năng tùy chỉnh quyền truy cập của người dùng dựa trên vai trò hoặc loại tệp để đảm bảo rằng mọi người có thông tin cần thiết mà không để lộ dữ liệu nhạy cảm. Lý tưởng nhất là giải pháp sẽ tự động đồng bộ hóa và tải xuống các tệp và thư mục mà không ảnh hưởng đến quyền truy cập web. Bằng cách đó, quản trị viên sẽ không phải định cấu hình cài đặt của tệp hoặc thư mục theo cách thủ công mỗi khi tệp hoặc thư mục được cập nhật. 

Tài liệu không bị ràng buộc với các mô hình kỹ thuật số 

Ngày nay, việc làm cho các tài liệu xây dựng có thể truy cập được là chưa đủ. Họ cũng cần “hành động”. Thay vì cung cấp cho các nhóm tài liệu tĩnh, hãy trao quyền cho họ đưa ra quyết định thông minh hơn bằng cách cung cấp cho họ khả năng khám phá các mô hình chi tiết hơn. 
Giải pháp: Cho phép các nhóm của bạn điều hướng tài liệu và trích xuất thông tin họ cần, cho dù ở văn phòng hay hiện trường. 

Các phép đo không thể xác nhận từ bất cứ đâu 

Các phép đo không chính xác có thể tàn phá dự án của bạn, thường dẫn đến việc làm lại tốn kém và mất thời gian. Tin tốt? Những vấn đề này có thể tránh được nhờ công nghệ xây dựng hiện đại. 
  Giải pháp: Nền tảng quản lý tài liệu cần có khả năng xem mô hình và cho phép các nhóm tại công trường đo lường trực tiếp trên các mô hình 3D. Các tính năng như vậy giúp trực quan hóa, tăng cường mức độ tin cậy của các phép đo và giúp tiết kiệm thời gian thực hiện công việc. 

Chậm trễ trong việc truyền đạt thông tin 

Để dự án luôn theo đúng tiến độ, các thông tin phải được thông báo kịp thời. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc thiết lập một luồng thông tin trôi chảy là một thách thức khi nhiều bên liên quan nằm rải rác ở các địa điểm khác nhau. Ngoài ra, các nhóm thường cần thông tin chính xác để thực hiện hiệu quả. 
  Giải pháp: Truyền đạt phản hồi bằng cách sử dụng nền tảng cho phép chia sẻ thông tin, mọi người có thể truy cập dữ liệu theo thời gian thực. Bằng cách đó, các bên liên quan có thể tự đặt câu hỏi và phản hồi thông tin vào bản vẽ và mô hình. Để có kết quả tốt nhất, nền tảng cần có các tính năng giúp lưu trữ photos, RFIs, Forms. 

Chậm trễ trong quá trình xử lý các vấn đề phát sinh 

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thiết kế và tiền xây dựng có thể tổn thất vài nghìn đô la để giải quyết, trong khi những vấn đề phát sinh tại hiện trường có thể tốn hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm nghìn đô la. 
Giải pháp: Để có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, bạn cần các công cụ có khả năng phân quyền và trao quyền cho nhóm của bạn để xác định và sửa chữa các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án.