Các nguyên nhân ra lỗi giao tiếp tại công trường

Quản lý các dự án xây dựng đôi khi có thể làm cho bạn cảm thấy như đang tham gia trò chơi “Tam sao thất bản”. Khi bạn chuyển tiếp một thông điệp đến nhóm của mình. Điều gì sẽ đảm bảo rằng mọi người sẽ nhận và hiểu đúng được thông điệp mà bạn muốn truyền đạt. Mọi chuyện sẽ bắt đầu trở nên rắc rối khi mọi người hiểu thông điệp hoặc không nhận được thông điệp của bạn.
 

Những hiểu lầm như thế này không phải là hiếm trong quá trình xây dựng và thường gây ra những tổn thất đáng kể. Đó là lý do chúng ta phải ngăn chặn chúng ngay từ đầu.

Để giúp bạn ngăn chặn sớm những rủi ro về giao tiếp trong quá trình xây dựng. OneCAD Viet Nam sẽ điểm ra 3 lý do thường gặp dẫn đến lỗi giao tiếp trong quá trình thực hiện dự án.

Dữ liệu xấu ( Bad data )

Dữ liệu xấu là một tập hợp thông tin không chính xác, bao gồm dữ liệu bị thiếu, sai thông tin, dữ liệu không phù hợp, dữ liệu trùng lặp và lỗi nhập dữ liệu (lỗi chính tả, các biến thể trong cách viết, định dạng dữ liệu, v.v.).

Làm việc với các dữ liệu xấu chắc chắn sẽ dẫn đến việc giao tiếp và ra quyết định kém hiệu quả. Các nghiên cứu đã cho thấy dữ liệu xấu là một trong những thủ phạm lớn nhất gây tốn kém trong các dự án xây dựng.

Làm thế nào để khắc phục các vấn đề về dữ liệu xấu

Áp dụng quản lý dự án xây dựng dựa trên nền tảng đám mây là cách tốt nhất để tránh dữ liệu xấu. Mọi thứ sẽ dễ dàng hơn khi tất cả các bên đều truy cập và lưu trữ dữ liệu tại một nguồn dữ liệu duy nhất, nơi chứa tất cả các thông tin mà bạn cần. Ngoài ra, giải pháp trên đám mây luôn cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Do đó, các nhóm có thể xem thông tin mới nhất mọi lúc, mọi nơi.

Nền tảng đám mây Autodesk Construction Cloud

Các quy trình làm việc chưa được kết nối

Các dự án trong ngành xây dựng thường trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn có các quy trình thực hiện công việc riêng. Các vấn đề về giao tiếp sẽ bắt đầu nảy sinh khi quy trình làm việc trở nên rời rạc và không hiệu quả. Ví dụ như việc thiếu sự giao tiếp giữa các nhóm ở văn phòng và công trường. Các thành viên tham gia dự án rất dễ bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng hoặc nhận được thông tin lỗi thời. Vấn đề này xảy ra khi mọi người sử dụng quá nhiều ứng dụng khác nhau để giao tiếp công việc nhưng không có sự liên kết với nhau.

Làm thế nào để kết nối các quy trình làm việc

Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng nền tảng giải pháp thống nhất giúp đồng bộ hóa quy trình công việc, ứng dụng và các bên liên quan. Việc ứng dụng các giải pháp hợp nhất giúp đảm bảo thông tin lưu chuyển trôi chảy trên các nền tảng và nhóm khác nhau, giúp giảm rủi ro và sai lầm.

Thiếu sự minh bạch

Việc nghĩ đối phương đã ngầm hiểu ý kiến của mình mà không truyền đạt thông tin một cách chính thức cũng là một yếu tố gây ra lỗi giao tiếp. Ví dụ: Một thành viên trong nhóm có thể quyết định không gửi lời nhắc cuộc họp vì họ cho rằng mọi người đều nhớ những ngày quan trọng. Hoặc một công nhân xây dựng có thể chọn không thông báo bằng lời nói cho ai đó về bê tông ướt vì có những biển báo “rõ ràng” đã được dán tại chỗ.

Cách giải quyết tình trạng thiếu minh bạch

Các giải pháp sắp xếp hợp lý các công việc như gửi lời nhắc và ghi biên bản cuộc họp cũng có thể hữu ích, vì chúng giúp dễ dàng phổ biến thông tin cho các nhóm. Bên cạnh đó, chúng ta cần áp dụng các giải pháp quản lý dự án tập trung giúp cho việc tiếp cận thông tin trở nên dễ dàng hơn.

Hoàng Nghị
Nguồn: Autodesk