Cách quản lý sự thay đổi hiệu quả dành cho quản lý dự án xây dựng

Quản lý dự án xây dựng luôn là một nhiệm vụ đầy thách thức. Các nhà quản lý dự án phải đối mặt với áp lực từ nhiều phía: cập nhật tiến độ cho các bên liên quan, xử lý tài chính, phê duyệt hồ sơ, quản lý lịch trình, RFIs (Yêu cầu cung cấp thông tin), và nhiều vấn đề khác. Trong khi đó, sự thay đổi liên tục về thiết kế, kế hoạch và tiến độ lại yêu cầu mọi người trong đội ngũ phải được cập nhật thường xuyên. Điều này dẫn đến việc quản lý thông tin trở nên tốn thời gian và phức tạp.

Như Esteban Corrales, Quản lý cấp cao của Autodesk, đã chia sẻ: “Có được thông tin đúng lúc, đúng chỗ là yếu tố thiết yếu để giảm bớt áp lực trong vai trò quản lý dự án. Sử dụng các hệ thống và công cụ phù hợp giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh việc phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.”

Các công cụ trong sản phẩm Autodesk Build sẽ mang lại giải pháp toàn diện để quản lý thông tin và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên trong dự án. Hãy cùng tìm hiểu 5 cách mà các quản lý dự án có thể dễ dàng quản lý sự thay đổi nhờ công nghệ tiên tiến này

Tạo điều kiện để đội ngũ đề xuất cập nhật tiến độ nhanh chóng

Trong các dự án xây dựng, việc trễ tiến độ và điều chỉnh lịch trình là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, cách giao tiếp truyền thống bằng email hoặc tài liệu in ấn thường gây khó khăn trong việc cập nhật và theo dõi. Với Autodesk Build, công cụ Schedule giúp tập trung hóa các yêu cầu cập nhật lịch trình vào một nơi duy nhất, tạo điều kiện cho các đội nhóm dễ dàng tương tác và thảo luận về các thay đổi.

Các thông tin được lưu trữ tập trung tại một nơi, tránh bỏ sót thông tin và tạo ra một quy trình minh bạch. Đội nhóm tại hiện trường cũng có thể xem và thảo luận các thay đổi qua ứng dụng iOS, từ đó tăng cường sự phối hợp.

Tự động gửi thông báo cho đúng người dựa trên loại RFI

Thời gian xử lý RFIs thường là nguyên nhân gây trễ tiến độ nếu không được quản lý hiệu quả. Autodesk Build cho phép cấu hình sẵn người phối hợp hoặc người phê duyệt dựa trên loại RFI. Ví dụ, kỹ sư điện sẽ tự động được chỉ định cho RFIs liên quan đến hệ thống điện.

Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm người xử lý mà còn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo kịp thời.

Đơn giản hóa quá trình tạo hồ sơ đệ trình (Submittals)

Hồ sơ đệ trình đóng vai trò quan trọng trong các dự án xây dựng, giúp đội ngũ thiết kế xem xét chi tiết các bản vẽ, vật liệu, và thiết bị. Với công cụ AutoSpecs trong Autodesk Construction Cloud, bạn có thể tự động tạo danh sách hồ sơ đệ trình từ tài liệu kỹ thuật chỉ trong vài phút, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Hơn nữa, việc tạo trang bìa cho hồ sơ đệ trình cũng trở nên dễ dàng hơn với các mẫu có sẵn, đảm bảo mọi thông tin quan trọng đều được trình bày rõ ràng.

Tự động hóa quy trình xử lý hồ sơ đệ trình

Thay vì phải xử lý thủ công từng tài liệu hoặc phụ thuộc vào phần mềm chỉnh sửa PDF, Autodesk Build cung cấp khả năng chú thích và tạo “stemp” trực tiếp trong nền tảng. Các con dấu có thể được tải lên theo ngôn ngữ hoặc tiêu chuẩn của từng dự án, đảm bảo tính đồng nhất và nhanh chóng. Tính năng này giúp giảm thời gian xử lý và đảm bảo rằng tất cả hồ sơ đều tuân thủ các yêu cầu hợp đồng.

Cho phép phản hồi RFIs qua email, ngay cả khi không có tài khoản Autodesk Build

Một trong những vấn đề lớn khi sử dụng nền tảng công nghệ là sự không đồng bộ giữa các đội nhóm. Autodesk Build cho phép các bên liên quan phản hồi RFIs trực tiếp qua email mà không cần đăng nhập vào hệ thống.

Điều này không chỉ tăng tốc thời gian phản hồi mà còn giúp quản lý dự án theo dõi tiến độ RFIs dễ dàng hơn nhờ tính năng tự động ghi nhận phản hồi trong hệ thống.

Công việc của một quản lý dự án xây dựng có thể trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu áp dụng đúng công cụ công nghệ. Autodesk Build là một giải pháp đáng tin cậy giúp tối ưu hóa quy trình, cải thiện sự phối hợp và đảm bảo mọi thay đổi trong dự án được quản lý một cách hiệu quả. Với các tính năng như tự động hóa, tập trung hóa thông tin, và tăng cường tính minh bạch, quản lý dự án không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Hãy để công nghệ trở thành đồng minh của bạn trong việc quản lý sự thay đổi và đưa dự án tiến tới thành công!

Hoàng Nghị
Nguồn: Autodesk