Làm việc với Correpondence

Công cụ Correspondence trong nền tảng Autodesk Construction Cloud cung cấp cho người dùng một bộ tính năng toàn diện:

• Lưu trữ Email trong dự án từ cáác nền tảng khác một cách an toàn
• Tạo Email mới trực tiếp ngay trên nền tảng
• Giao tiếp với các thành viên dự án cả nội bộ và bên ngoài
• Khả năng phản hồi từ bên trong và bên ngoài nền tảng
• Theo dõi trạng thái và ngày đến hạn
• Công tìm kiếm và lọc các Email được lưu trữ
• Kết nối với các công cụ khác trong nền tảng (Files, Sheets, RFIs, Issues, Submittals, Photos, Cost, Assets, Forms, and Schedule)
• Lưu trữ Correspondence

Để lưu trữ Email có sẵn từ ứng dụng Email khác vào công cụ Correspondence:

• Sao chép địa chỉ Email mặc định của dự án từ công cụ Correspondence
• Truy cập ứng dụng Email (Gmail, Outlook,…)
• Chuyển tiếp Email cần lưu đến địa chỉ Email của dự án.
• Hoặc, chỉ cần thêm địa chỉ Email dự án vào danh sách người nhận của bất kỳ Email nào bạn muốn lưu trữ bằng công cụ Correspondence.

Lưu ý: Một thông báo xác nhận việc lưu trữ Email thành công trên hệ thống sẽ được gửi đến bạn.

Giao tiếp với các thành viên dự án không nằm trong nền tảng Autodesk Construction Cloud

Thêm các thành viên không thuộc nền tảng vào công cụ Correspondence

Trong khi tạo hoặc trả lời Email từ hệ thống, bạn có thể thêm những thành viên dự án nhưng không được cấp quyền truy cập vào vào danh sách người nhận thư. Những thành viên này sẽ được thêm vào dự án và sẽ có sẵn trong danh sách người nhận cho lần trả lời tiếp theo.

Điều này cho phép người dùng giao tiếp với các bên liên quan, những người có thể không có quyền truy cập vào nền tảng nhưng vẫn là một phần không thể thiếu trong cộng tác quá trình thực hiện dự án thực tế.

Để thêm những thành viên dự án không thuộc nền tảng:

• Nhấp vào Create non-member
• Nhập Email
• Điền vào các thông tin bổ sung (có thể điền hoặc không)
• Nhấp vào Create

Lọc Email của những thành viên không thuộc nền tảng

Công cụ Correspondence cho phép bạn lọc Email của những người không phải là thành viên của nền tảng, giúp dễ dàng theo dõi các thông tin liên lạc liên quan đến dự án từ các ứng dụng thư điện tử khác.

Nhận Email

Những thanh viên dự án nhưng không có quyền truy cập nền tảng có thể gửi Email từ bên ngoài vào hệ thống, do đó đảm bảo hồ sơ luôn đầy đủ và duy trì giao tiếp hiệu quả trong dự án.

Tạo Email mới với khả năng chỉnh sửa văn bản đa dạng

Công cụ Correspondence cho phép bạn tạo Email mới, chỉnh sửa nội dung với tính năng chỉnh sửa mạnh mẽ để cải thiện sự rõ ràng và khả năng truyền đạt. Các tính năng chỉnh sửa văn bản đa dạng phép bạn định dạng văn bản, chèn hyperlinks, tạo dấu đầu dòng hoặc đánh số, v.v.

• Nhấn vào nút Create.
• Điền vào các trường thông tin bắt buộc.(*)
• Thêm và định dạng nội dung với công cụ chỉnh sửa văn bản có sẵn.
• Thêm các tệp đính kèm từ máy tính hoặc tệp dự án của bạn.
• (Không bắt buộc) thêm trạng thái và ngày đến hạn.
• (Không bắt buộc) Lưu trữ Email dưới dạng riêng tư (chỉ admin, người tạo vào người nhận mới có thể thấy)

Mẹo: Bạn có thể cập nhật trạng thái và ngày đến hạn cho một Email được lưu trữ từ một trang Correspondence riêng lẻ hoặc danh sách quản lý chung của công cụ.

Khi một Email mới được tạo thông qua Correspondence, tất cả người nhận sẽ nhận được một Email với đầy đủ nội dung chi tiết và tệp đính kèm, cùng với tùy chọn reply Email.

Thay đổi quyền riêng của các Email

Để biến các Email được lưu trữ thành riêng tư riêng tư:

• Mở một Email được quản lý trong công cụ Correpondence.
• Trong tab General information, chọn Private correspondence.

Lưu ý: Chỉ người khởi tạo ban đầu mới có thể chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư của thư từ.

Email từ bên ngoài cũng có thể được định nghĩa là riêng tư, sau khi được lưu trữ vào hệ thống.

Tìm kiếm và lọc trong Correspondence

Công cụ này cung cấp tính năng tìm kiếm và bộ lọc cho phép bạn tìm các Email cụ thể theo ID hoặc nội dung, lọc ra các Email cần thiết theo các trường thông tin liên quan.

Để áp dụng bộ lọc:

• Nhấn vào Filter.
• Chọn các thông tin liên quan.

Danh sách thư sẽ được tự động cập nhật theo điều kiện lọc.

Phân quyền trong Correspondence

Project Admin có quyền truy cập vào tất cả các Email được publish trên công cụ Correspondence. Tuy nhiên, họ không thể xem các Email được đánh dấu là riêng tư. Trong khi những người dùng khác sẽ chỉ có quyền truy cập vào các Email mà họ có liên quan.

Các thành viên dự án không thuộc nền tảng có thể xem và trả lời Email từ công cụ Correspondence thông qua ứng dụng Email của họ và toàn bộ nội dung trao đổi sẽ được lưu trữ trên hệ thống.

Sơ đồ quy trình làm việc vói công cụ Correspondence