Tiêu chí lựa chọn Môi trường dữ liệu chung - CDE

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý và chia sẻ thông tin và dữ liệu liên quan đến dự án là rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Môi trường Dữ liệu Chung (Common Data Environment - CDE) là nơi lưu trữ dữ liệu tập trung, cho phép quản lý và chia sẻ thông tin liên quan đến dự án một cách được kiểm soát. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin cùng một lúc, giúp cải thiện giao tiếp, giảm thiểu lỗi và xung đột và cải thiện quá trình triển khai dự án. Làm thế nào để lựa chọn được CDE phù hợp cho dự án? Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nói về các tiêu chí để lựa chọn môi trường dữ liệu chung nhé.
  Dưới đây là danh sách các chức năng chính mà CDE cần để nhằm hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp CDE:
 

Quy trình làm việc và phân quyền

STT	Chức năng	Mô tả
1	Khả năng phân quyền truy cập linh hoạt	Khả năng phân quyền truy cập sâu (View, Download, Create, Upload...). Kiểm soát dữ liệu chặt chẽ.
2	Phê duyệt và xác minh	Hệ thống cần có quy trình phê duyệt và xác minh được kiểm soát, có thể tùy chỉnh theo các quy trình khác nhau của dự án.
3	Lưu trữ thông tin	Khả năng lưu trữ các thông tin đã được thay thế hoặc các thông tin thừa và kiểm soát khả năng truy cập các thông tin này.
4	Thông báo và nhắc nhở	Khả năng cài đặt thông báo và nhắc nhở tự động để cho quy trình phối hợp làm việc trong CDE được hiệu quả hơn.
5	Tự động hóa quy trình làm việc	Tự động hóa các quy trình làm việc cũng như tăng cường khả năng ứng dụng quy trình làm việc theo ISO 19650.

Siêu dữ liệu (Meta data) và lịch sử thay đổi

STT	Chức năng	Mô tả
1	Siêu dữ liệu (Meta data)	Có khả năng xem được các thông tin chi tiết của dữ liệu (data about data).
2	Tiêu chuẩn đặt tên	Có khả năng thiết lập quy tắc đặt tên theo tiêu chuẩn ISO 19650 và theo tiêu chuẩn của dự án.
3	Định danh dữ liệu	Đảm bảo các dữ liệu đều có “unique ID” (tên tập tin) tránh sự trùng lặp.
4	Trường thông tin bổ sung	Có khả năng đính kèm các trường thông tin bổ sung nhưng vẫn đáp ứng tiêu chuẩn ISO 19650 và tiêu chuẩn của dự án
5	Theo dõi lịch sử thay đổi (giai đoạn chuyển giao)	Có khả năng theo dõi tên người cập nhật và thời điểm cập nhật khi các gói dữ liệu được thay đổi trạng thái.
6	Theo dõi lịch sử thay đổi (giai đoạn phối hợp)	Có khả năng tự động theo dõi các cập nhật thông tin của dữ liệu ở các phiên bản hiện tại và trước đó.

Quản lý tập tin

STT	Chức năng	Mô tả
1	Phát hành và chuyển phát thông tin	Phát hành thông tin một cách chính thức cho các bên tham gia dự án, theo dõi và lưu trữ thông tin của các lần phát hành.
2	Hệ thống kiểm soát phiên bản	Khả năng theo dõi các phiên bản của dữ  liệu và hiệu chỉnh các lược độ theo tiêu chuẩn ISO 19650 và tiêu chuẩn của dự án.
3	Hệ thống Check-in check-out	Đảm bảo khả năng truy cập đúng phiên bản cần thiết của các gói dữ liệu và những phiên bản cũ hơn vẫn được lưu trữ
4	Quản lý gói phần mềm AEC	Khả năng quản lý theo dõi các phần mềm và loại tệp của các phần mềm AEC chứ không chỉ là cung cấp thông tin.
5	Project templates	Khả năng tạo và hiệu chỉnh cấu trúc cây thư mục mẫu theo từng loại hình dự án. Điều này giúp tiêu chuẩn hóa hệ thống lưu trữ thông tin của dự án.
6	Quản lý thư viện của công ty	Cung cấp nơi lưu trữ tập trung cho các tài liệu của công ty. Nhằm đảm bảo các tài liệu được sử dụng ở các dự án là giống nhau.
7	Chia sẻ tập tin	Khả năng chia sẻ và nhận thông tin qua các đường link được chia sẻ.
8	Quản lý email	Khả năng quản lý các thư từ của dự án trực tiếp trong CDE.
9	Kiểm tra và khôi phục các phiên bản trước đó	Khả năng kiểm tra và khôi phục dữ liệu các phiên bản trước của tập tin.

Khả năng tiếp cận

STT	Chức năng	Mô tả
1	Truy cập thông tin	Cung cấp quyền truy cập có giới hạn cho các bên không trực tiếp làm việc với dự án để xem các gói thông tin.
2	Khả năng truy cập linh hoạt	Truy cập thông tin trong CDE một cách dễ dàng ở mọi nơi.
3	Khả năng truy cập ngoại tuyến	Khả năng lưu trữ thông tin của các gói dữ liệu để truy cập khi không có kết nối với độ bảo mật cao.

Hệ thống

Tiêu chuẩn bảo mật thông tin

Nền tảng CDE được triển khai trên nền tảng đám mây, trở thành một nơi lưu trữ tin tưởng và minh bạch giữa các bên nên cần đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật thông tin trên nền tảng tảng đám mây.

Một số tiêu chuẩn tiêu biểu:

• ISO 27001: là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an ninh thông tin (ISMS). Nó quy định các tiêu chí để xây dựng, triển khai, duy trì và liên tục cải tiến ISMS của một tổ chức.
• ISO/IEC 27017: Tiêu chuẩn này cung cấp hướng dẫn và các điều khiển quản lý bảo mật thông tin đặc thù trong các dịch vụ đám mây. Nó tập trung vào việc giải quyết các yêu cầu bảo mật đặc biệt và rủi ro liên quan đến tính toàn vẹn và sẵn sàng của đám mây.
• ISO/IEC 27018: Tiêu chuẩn này tập trung vào việc bảo vệ thông tin cá nhân nhận dạng được (PII) trong môi trường đám mây. Nó cung cấp các điều khiển và hướng dẫn cho nhà cung cấp dịch vụ đám mây để xử lý PII một cách thích hợp và đảm bảo sự bảo vệ quyền riêng tư.
• Chứng chỉ SSAE-16 AT 101 SOC 2 là một tiêu chuẩn kiểm toán được công nhận rộng rãi, tập trung vào các điều khiển của tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan đến bảo mật, sẵn sàng, tính toàn vẹn xử lý, tính bảo mật và quyền riêng tư.