PIM và AIM trong ISO 19650: Vì sao doanh nghiệp có thể phải trả tiền lần thứ hai cho dữ liệu công trình? - Phần 1

Bạn có bao giờ tự hỏi vì sao giai đoạn vận hành của một công trình – có thể kéo dài hàng thập kỷ – vẫn chưa được quan tâm tương xứng trong quá trình thiết kế và thi công? Không ít dự án tập trung vào mục tiêu hoàn thành xây dựng trước mắt mà chưa xác định đầy đủ cách dữ liệu sẽ được tiếp nhận, kiểm soát và sử dụng trong vận hành.

Hệ quả của cách tiếp cận ngắn hạn này là chi phí phát sinh mà chủ đầu tư khó nhận thấy tại thời điểm xây dựng. Trong một số dự án, chủ đầu tư có thể phải tiếp tục chi tiền để khảo sát, xác minh hoặc tái tạo những thông tin tài sản lẽ ra cần được cung cấp và kiểm soát trong quá trình triển khai dự án.

Dựa trên các nguyên tắc của bộ tiêu chuẩn ISO 19650, đặc biệt là Phần 1, 2 và 3, bài viết phân tích những điểm đứt gãy thường gặp trong quá trình bàn giao thông tin và cách tổ chức luồng thông tin liên tục từ giai đoạn triển khai dự án sang vận hành, qua đó giảm chi phí tái khảo sát và tái tạo dữ liệu cho chủ đầu tư.

Vì sao chủ đầu tư có thể phải trả tiền lần thứ hai cho dữ liệu công trình?

Hãy tưởng tượng bạn vừa nghiệm thu một tòa nhà văn phòng hoặc một nhà máy hoàn toàn mới. Bạn tin rằng mình đã sở hữu mọi thứ. Nhưng khi bộ phận vận hành vào tiếp quản, họ nhận ra:

• Hồ sơ thiết bị trống trơn hoặc lộn xộn.
• Tài liệu bảo hành bị thất lạc.
• Không có danh mục tài sản (Asset Registry) được chuẩn hóa.

Để có đủ thông tin phục vụ vận hành, chủ đầu tư có thể phải thuê một đơn vị khác đo đạc, khảo sát lại một phần hoặc một lượng đáng kể tài sản nhằm xác định thiết bị nào đã được lắp đặt và vị trí của từng thiết bị.

Đây là một trong những chi phí có thể phát sinh khi yêu cầu và quy trình bàn giao thông tin chưa được xác định rõ. Nếu nhu cầu vận hành không được chuyển hóa thành yêu cầu cụ thể ngay từ đầu, hồ sơ bàn giao có thể chỉ gồm các bản vẽ PDF và tài liệu hướng dẫn chưa được phân loại, kiểm tra hoặc liên kết đầy đủ. Khi đó, chủ đầu tư có thể phải phát sinh thêm chi phí khảo sát và tái tạo những thông tin lẽ ra cần được cung cấp trong quá trình triển khai dự án.

Hai mô hình thông tin: Phân biệt PIM và AIM

Để hạn chế sự đứt gãy thông tin, ISO 19650 phân biệt hai mô hình thông tin có mục đích sử dụng khác nhau: Project Information Model (PIM) phục vụ hoạt động triển khai dự án và Asset Information Model (AIM) phục vụ hoạt động quản lý tài sản. Hai mô hình có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhưng không phải là hai kho dữ liệu hoàn toàn tách biệt.

Mối liên hệ giữa PIM (Project Information Model) và AIM (Asset Information Model) trong quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời tài sản

Vòng đời quản lý thông tin từ triển khai dự án đến vận hành tài sản theo tư duy của ISO 19650.

Mô hình thông tin dự án – PIM (Project Information Model)

• Phạm vi sử dụng: PIM được tạo lập và quản lý để hỗ trợ các hoạt động trong giai đoạn triển khai dự án, chẳng hạn thiết kế, phối hợp, mua sắm, thi công và bàn giao thông tin.
• Đặc điểm: Thông tin được tạo lập và cập nhật với tần suất cao, có sự phối hợp giữa nhiều bên và được kiểm soát theo các mốc trao đổi thông tin của dự án.
• Mô hình thông tin: PIM bao gồm các thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc được tạo lập, phối hợp và quản lý để hỗ trợ hoạt động triển khai dự án.
• Đối tượng sử dụng: Các bên tham gia triển khai dự án và những bên cần sử dụng thông tin để phối hợp hoặc ra quyết định trong giai đoạn này.
• Phần tiêu chuẩn áp dụng chính: ISO 19650-2 quy định quá trình quản lý thông tin trong giai đoạn triển khai dự án.

Mô hình thông tin tài sản – AIM (Asset Information Model)

• Phạm vi sử dụng: AIM hỗ trợ hoạt động quản lý tài sản, bao gồm vận hành, bảo trì, sửa chữa, cải tạo và các quyết định liên quan trong suốt vòng đời tài sản.
• Đặc điểm: AIM được duy trì và cập nhật trong suốt vòng đời tài sản để phản ánh những thay đổi liên quan đến vận hành, bảo trì, sửa chữa, thay thế và cải tạo.
• Mô hình thông tin: AIM bao gồm các thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc liên quan đến việc quản lý tài sản, được duy trì để hỗ trợ hoạt động vận hành, bảo trì và ra quyết định.
• Đối tượng sử dụng chính: Chủ sở hữu, đơn vị quản lý tài sản hoặc đơn vị vận hành.
• Phần tiêu chuẩn áp dụng chính: ISO 19650-3 quy định quá trình quản lý thông tin trong giai đoạn vận hành tài sản.

Điểm cần ghi nhớ: PIM hỗ trợ việc phối hợp, ra quyết định và cung cấp thông tin trong giai đoạn triển khai dự án. Những thông tin phù hợp, đáp ứng yêu cầu và đã được kiểm tra trong PIM có thể được sử dụng để hình thành hoặc cập nhật AIM.

Quy luật vòng đời: 3 nguyên tắc thực tiễn rút ra từ tư duy quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời

Từ tư duy quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời, có thể rút ra ba nguyên tắc thực tiễn giúp hạn chế tình trạng đứt gãy dữ liệu:

• Nguyên tắc số 1: Bàn giao không phải là điểm kết thúc. Đây là cột mốc chuyển tiếp quan trọng giữa hoạt động triển khai dự án và quản lý, vận hành tài sản; giá trị của thông tin cần tiếp tục được duy trì sau cột mốc này.
• Nguyên tắc số 2: Thời gian vận hành thường dài hơn nhiều so với thời gian xây dựng. Trong suốt vòng đời, công trình có thể trải qua nhiều hoạt động bảo trì, sửa chữa, thay thế và cải tạo; vì vậy, thông tin cần được duy trì lâu dài và cập nhật theo những thay đổi thực tế.
• Nguyên tắc số 3: Tổ chức thông tin ngay từ giai đoạn đầu. Thông tin cần được cấu trúc theo nhu cầu sử dụng và yêu cầu trao đổi đã xác định, qua đó vừa hỗ trợ hoạt động triển khai dự án vừa tạo nền tảng cho giai đoạn vận hành.

Cách tiếp cận lấy nhu cầu vận hành làm điểm xuất phát

Cách tiếp cận của ISO 19650: Xác định nhu cầu vận hành trước để định hướng việc tạo lập thông tin trong giai đoạn triển khai dự án.

Nhiều dự án gặp khó khăn trong quản lý thông tin vì vẫn đi theo cách làm truyền thống: đội ngũ thiết kế cung cấp những tệp mà phần mềm có thể xuất ra, chẳng hạn mô hình Revit thô hoặc bản vẽ PDF chưa được phân loại, mà chưa đối chiếu đầy đủ với nhu cầu sử dụng của chủ đầu tư và đơn vị vận hành. Kết quả là chủ đầu tư nhận về một mô hình chứa nhiều thông tin dư thừa, khó tra cứu và khó khai thác hiệu quả đối với đội ngũ vận hành.

Dòng chảy thông tin xuyên suốt vòng đời dự án, từ yêu cầu của chủ đầu tư đến thiết kế, thi công, bàn giao và vận hành tài sản.

Theo cách tiếp cận của ISO 19650, tổ chức cần bắt đầu từ mục đích sử dụng thông tin, sau đó xác định các yêu cầu thông tin cần được đáp ứng trong quá trình triển khai:

• Bước 1: Xác định các quyết định và hoạt động quản lý tài sản cần được hỗ trợ, từ đó làm rõ thông tin mà đơn vị vận hành cần sử dụng, chẳng hạn lịch bảo trì thiết bị hoặc thông số lưu lượng bơm.
• Bước 2: Chuyển hóa nhu cầu vận hành thành các yêu cầu thông tin rõ ràng để định hướng việc tạo lập và trao đổi thông tin trong giai đoạn triển khai dự án.
• Bước 3: Các bên tham gia triển khai dự án tạo lập, phối hợp và kiểm tra thông tin theo các yêu cầu đã thống nhất để hình thành và cập nhật PIM.
• Bước 4: Tại các mốc trao đổi và bàn giao, những thông tin phù hợp, đáp ứng tiêu chí chấp nhận và cần thiết cho quản lý tài sản được sử dụng để hình thành hoặc cập nhật AIM.

Khai thác thông tin tài sản trong AIM (Asset Information Model) phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì tài sản.

Sơ đồ thể hiện mối quan hệ logic và dòng chảy thông tin giữa các thành phần cốt lõi trong quy trình quản lý thông tin theo ISO 19650.

Dựa trên sơ đồ trên, mối quan hệ giữa các thành phần trong ISO 19650 có thể được tóm tắt như sau:

• OIR (Organizational Information Requirements) định hướng việc xác lập AIR và PIR.
• Các yêu cầu thông tin được cụ thể hóa trong EIR (Exchange Information Requirements), làm cơ sở cho việc lập kế hoạch triển khai BIM.
• BEP (BIM Execution Plan) và MIDP/TIDP được xây dựng nhằm lập kế hoạch, quản lý và tổ chức việc đáp ứng các yêu cầu thông tin trong CDE (Common Data Environment).
• PIM (Project Information Model) được phát triển trong suốt giai đoạn triển khai dự án theo các kế hoạch đã thiết lập.
• Khi dự án hoàn thành, các thông tin phù hợp từ PIM được chuyển giao và kiểm chứng để hình thành hoặc cập nhật AIM (Asset Information Model) nhằm phục vụ công tác vận hành và bảo trì tài sản.
• Toàn bộ quá trình được quản lý trong CDE (Common Data Environment) nhằm đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt và nhất quán.

Lưu ý: Sơ đồ khái quát hóa mối liên hệ và cách áp dụng thực tế có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào phạm vi tài sản, quy mô, độ phức tạp của dự án và các điều khoản cụ thể trong từng thỏa thuận bổ nhiệm.

Bản đồ tài liệu: Từ "ý muốn" đến "mô hình thực tế"

Khung quản lý thông tin theo ISO 19650 thiết lập mối liên hệ giữa các yêu cầu thông tin, kế hoạch cung cấp thông tin, quá trình trao đổi và các mô hình thông tin, trong đó yêu cầu thông tin định hướng nội dung cần được tạo lập và bàn giao:

Nhóm yêu cầu:

• OIR: Xác định các nhu cầu kinh doanh và mục tiêu chiến lược của tổ chức, làm cơ sở thiết lập các yêu cầu thông tin ở cấp tài sản và dự án.
• AIR: Xác định các yêu cầu thông tin cần thiết phục vụ quản lý và vận hành tài sản, dựa trên các mục tiêu đã xác lập trong OIR.
• PIR: Xác định các yêu cầu thông tin phục vụ việc ra quyết định của chủ đầu tư tại các giai đoạn quan trọng của dự án.
• EIR: Quy định các yêu cầu trao đổi thông tin trong từng thỏa thuận bổ nhiệm, bao gồm nội dung, mức độ thông tin, tiêu chí chấp nhận, phương thức và thời điểm trao đổi.

Nhóm mô hình:

• PIM: Mô hình thông tin được tạo lập và quản lý trong giai đoạn triển khai dự án nhằm hỗ trợ thiết kế, phối hợp, thi công và ra quyết định.
• AIM: Mô hình thông tin phục vụ quản lý và vận hành tài sản, được hình thành hoặc cập nhật từ thông tin phù hợp trong PIM cùng với dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành.

Điểm cần lưu ý: Các yêu cầu thông tin, kế hoạch cung cấp thông tin, quy trình trao đổi và mô hình thông tin trong ISO 19650 cần được thiết lập nhất quán và liên kết với nhau. Nếu một thành phần không bám sát thành phần trước đó (chẳng hạn EIR không phản ánh đúng AIR/PIR hoặc BEP không đáp ứng EIR), thông tin được tạo ra ở cuối quá trình có thể không đáp ứng nhu cầu thực tế của dự án và giai đoạn vận hành.

PIM và AIM là hai mắt xích liên kết trong quá trình quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời tài sản. Việc xác định đúng OIR, AIR, PIR và EIR ngay từ đầu chính là nền tảng để dữ liệu được tạo lập, kiểm soát và chuyển giao đúng mục đích.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách những nguyên tắc này được áp dụng trong thực tế, từ trách nhiệm của các bên đến vai trò của CDE và quy trình duy trì AIM sau bàn giao.