Top 5 cách giúp tạo RFIs hiệu quả

20 4 / 2024

693

Yêu cầu thông tin - RFI là một phần quan trọng trong quá trình xây dựng ngày nay, công tác này đôi khi sẽ gây tốn kém thời gian do khởi tạo RFIs chưa hiệu quả. Theo khảo sát từ Navigant Construction Forum cho thấy trung bình có 9,9 RFI cho mỗi 1 triệu USD giá trị hợp đồng. Thời gian phản hồi trung bình cho RFI là 9,7 ngày. Làm thế nào để giảm thiểu thời gian chờ này?, hãy cùng xem qua top 5 cách giúp bạn thực hiện điều đó nhé!

Nếu không có các công cụ và quy trình phù hợp để hợp lý hóa RFI, các dự án sẽ phải đối mặt với sự chậm trễ, vượt chi phí và giảm năng suất. Vì vậy, nếu bạn đang nghĩ đến các mục tiêu năm 2024 cho các dự án của mình, hãy nhớ thêm mục “kiểm soát RFI” vào danh sách của bạn. Vậy chúng ta cần bắt đầu từ đâu?

Dưới đây là 5 cách để tăng tốc độ phản hồi của bạn với RFI trong Autodesk Build.

Tùy chỉnh quy trình làm việc RFI với nhiều người đánh giá

Lý tưởng nhất là RFI được trả lời nhanh chóng, nhưng thông thường, sự chậm trễ xảy ra khi các câu hỏi phức tạp hoặc yêu cầu nhiều bên cùng tham gia phản hồi. Trong những trường hợp này, bạn thường cần tìm đúng người có thể phản hồi, điều này có thể làm chậm quá trình RFI.

Tin vui là nếu bạn là người dùng Autodesk Build, bạn có thể tận dụng tính năng cho phép nhiều người đánh giá trong RFI để thu hút tất cả các bên liên quan. Nhiều người đánh giá cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc của mình và yêu cầu nhiều bên liên quan khác nhau xem xét RFI cùng một lúc. Điều này mang lại những phản hồi toàn diện và toàn diện hơn mà không làm trì hoãn quá trình.

 

Thiết lập sẵn các cài đặt mặc định cho từng loại RFI

Bạn gửi RFI càng nhanh thì vấn đề càng được giải quyết sớm. Một trong những cách tốt nhất để tăng tốc quá trình RFI là tự động hóa các tác vụ thủ công hoặc tẻ nhạt.

Ví dụ: Khi tạo và chỉnh sửa các loại RFI trong Autodesk Build, Project admin hiện có thể thiết lập các cài đặt mặc định cho các trường như Managers, Watchers, Reviewers, Due Date, v.v. Bằng cách đó, bạn và nhóm của bạn sẽ không phải nhập thông tin cho từng RFI theo cách thủ công. Bạn có thể gửi RFI nhanh hơn.

Ngoài ra, bạn có thể áp dụng các cài đặt này ở cấp dự án, dẫn đến quy trình được chuẩn hóa và tiết kiệm thời gian hơn.

 

Thiết lập sẵn các cài đặt mặc định cho từng loại RFIs

Nắm bắt các thông tin có liên quan với trường thông tin “Custom Field”

Không có hai dự án xây dựng nào giống nhau. Thông thường, bạn cần thu thập thông tin chuyên biệt như yêu cầu cụ thể của địa điểm hoặc thông số kỹ thuật vật liệu để trả lời RFI. Nếu thông tin đó không được thu thập khi tạo RFI, các nhóm cần quay lại để thu thập thông tin đó. Tất cả những công tác tìm kiếm thông tin qua lại đó đều gây ra sự chậm trễ.

Tính năng “Custom Field” sẽ cho phép bạn thiết lập các trường thông tin tùy chỉnh để có được tất cả thông tin cần thiết khi tạo RFI. Như vậy, người đánh giá sẽ có được bối cảnh phù hợp hơn và họ có thể xử lý RFI nhanh hơn và chính xác hơn.

Thiết lập các trường thông tin “Custom Field”
Thiết lập các trường thông tin “Custom Field”

Tạo RFI trực tiếp trên thiết bị di động

Hãy tưởng tượng bạn đang đi khảo sát công trường với giám đốc của mình và bạn phát hiện ra một vấn đề. Với RFI trên thiết bị di động, bạn có thể chụp ảnh hoặc quay video, đánh dấu trên công cụ Sheet trong Autodesk Build rồi tạo RFI ngay lập tức.

Điều này đảm bảo bạn gửi RFI khi vấn đề hoặc mối lo ngại vẫn còn được quan tâm. Và nhờ các tính năng thân thiện với thiết bị di động của nền tảng, bạn có thể gửi RFI khi đang di chuyển thay vì phải đợi ở bàn làm việc.

Ngoài việc đẩy nhanh các quy trình của bạn, RFI trên thiết bị di động còn trao quyền cho tất cả mọi người, từ kỹ sư hiện trường đến giám đốc gửi câu hỏi. Điều này phá vỡ các rào cản truyền thông và giúp RFI khởi động nhanh hơn. Với Autodesk Build trên thiết bị di động, bạn có thể xem, tạo và phản hồi RFI trực tiếp từ thiết bị của mình.

 

Tạo RFI trực tiếp trên thiết bị di động

Bao gồm cộng tác viên bên ngoài

Một số RFI có thể yêu cầu các chuyên gia bên ngoài cân nhắc. Những người này thường tham gia vào dự án nhưng không phải là một trong những cộng tác viên chính.

Với Autodesk Build, bạn có thể thu hút các cộng tác viên bên ngoài để tất cả các hoạt động liên lạc và liên quan đến RFI được lưu giữ trong một nền tảng.

Tính năng này cho phép bạn chỉ định cộng tác viên cho RFI dựa trên vai trò của họ tức là người đánh giá, người đồng đánh giá hoặc người theo dõi. Chỉ cần nhập email của họ và các cộng tác viên bên ngoài sẽ nhận được thông báo về RFI. Nếu họ là người phản hồi “ball-in-court”, tất cả những gì họ cần làm là trả lời email trực tiếp và phản hồi của họ sẽ được ghi lại. Nếu họ là người đánh giá duy nhất hoặc người đánh giá cuối cùng còn lại, nó sẽ tự động thay đổi trạng thái của mục RFI.

Nếu cộng tác viên bên ngoài cần gửi tệp đính kèm có liên quan cùng với phản hồi của họ, họ có thể đính kèm tệp vào phản hồi email của mình. Những tệp đính kèm đó sẽ tự động được tải lên Autodesk Build và được đưa vào RFI.

Quản lý hiệu quả RFIs với Autodesk Build

RFI nên thúc đẩy các dự án tiến lên chứ không phải giữ chúng lại. Hãy đơn giản hóa quy trình RFI của bạn và nâng cao hiệu quả dự án. Thiết lập các quy trình hợp lý và khuyến khích cộng tác để giảm thiểu sự chậm trễ và cung cấp các dự án chất lượng cao hơn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin về sản phẩm Autodesk Build, hãy truy cập đường dẫn được gán bên dưới nhé.

Hoàng Nghị
Nguồn: Autodesk
Cám ơn bạn đã quan tâm đến các nội dung của chúng tôi.
Để nhận ngay thông báo khi có tin tức mới từ OneCAD Vietnam, bạn có thể đăng ký nhận bảng tin thông qua email.

Đăng ký nhận bảng tin

Xem thêm: ACC build

Phổ biến lộ trình áp dụng mô hình thông tin công trình (BIM) trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Việt Nam không ngừng đổi mới và cải thiện từng ngành,...

Tuyển dụng vị trí Chuyên viên kỹ thuật

OneCAD Vietnam đang cần tuyển dụng vị trí Chuyên viên kỹ thuật (Technical Specialist)

Tuyển dụng Technical Specialist (Pre-sales) - Architecture Engineering & Construction

OneCAD Viet Nam hiện đang tuyển dụng Tuyển dụng Technical Specialist (Pre-sales) - Architecture Engineering...

Bổ Sung Tính Năng Summary Trên Hệ Thống Quản Lý Bản Quyền của Autodesk - OneCAD News#137

Với Summary, các bạn có thể xem nhanh thông tin về các license hiện có, và đặc biệt là nó sẽ liệt kê...

Gửi yêu cầu ngay hôm nay! 0919-019-964