6 lý do khiến cho việc quản lý tài liệu của bạn không hiệu quả

Các dự án xây dựng không xảy ra trong một không gian độc lập. Luôn có nhiều người tham gia để đưa dự án vào hoạt động, đó là lý do tại sao sự hợp tác rất quan trọng.

Các bên liên quan phải tiếp cận các tài liệu khác nhau (bao gồm bản vẽ, mô hình và tài liệu) vào bất kỳ thời điểm nào. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng quản lý tất cả các tệp đó không dễ dàng, đặc biệt là khi có nhiều người được thêm vào dự án.

Bạn sẽ cần quan tâm đến việc quản lý quyền truy cập, quản lý phiên bản tài liệu, quản lý lịch sử thay đổi,…Đảm bảo các nhóm đều nhận được thông tin mới nhất.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đạt được điều đó, hãy xem xét kỹ hơn các hệ thống và quy trình của bạn để tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Dưới đây là một số lý do phổ biến tại sao quản lý tài liệu của bạn lại không hiệu quả và cách để giải quyết chúng.

Thiếu khả năng truy cập linh động

Với việc tích hợp công nghệ lưu trữ trên nền tảng đám mây, bạn không cần phải mang theo các bản vẽ nặng nề nữa, nhưng bị hạn chế chỉ truy cập tài liệu trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay không phải lúc nào cũng thuận tiện. Đây là lý do tại sao tính linh động là quan trọng trong quản lý tài liệu. Cho dù bạn ở công trường, trong văn phòng hoặc thậm chí ở nhà, bạn cần khả năng truy cập các tài liệu xây dựng một cách nhanh chóng và phù hợp.

Hãy sử dụng một nền tảng cho phép bạn truy cập nhiều loại tệp trên cả máy tính để bàn và điện thoại di động. Để có kết quả tốt nhất, hãy chọn một giải pháp cung cấp khả năng sử dụng mô hình đa dạng trên thiết bị di động, giúp bạn và nhóm của bạn có thể duyệt và tương tác với các mô hình từ bất kỳ địa điểm nào.

Thông Tin Dự Án Được Bảo Vệ Quá Mức Hoặc Quá Ít

Quản lý quyền truy cập vào thông tin dự án có thể rắc rối. Khi quyền truy cập tệp tin quá hạn chế, các nhóm không thể tiếp cận thông tin cần thiết, làm trì hoãn công việc và tăng nguy cơ vi phạm bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, khi quá nhiều quyền truy cập được cấp, có nguy cơ bị rò rỉ thông tin và tăng nguy cơ bị xâm nhập dữ liệu.

Phân quyền truy cập theo vai trò và công ty tham gia dự án

Để đạt được sự cân bằng đúng đắn, bạn cần một giải pháp quản lý tài liệu mạnh mẽ. Hệ thống của bạn nên cho phép bạn tùy chỉnh quyền truy cập của người dùng dựa trên vai trò tham gia dự án hoặc hoặc các loại hình công ty để đảm bảo rằng mọi người có thông tin cần thiết mà không tiết lộ dữ liệu nhạy cảm. Lý tưởng nhất, giải pháp này nên tự động đồng bộ hóa và tải xuống tệp và thư mục mà không làm mất quyền truy cập trên web. Như vậy, các quản trị viên sẽ không phải cấu hình thủ công các cài đặt tệp hoặc thư mục mỗi khi chúng được cập nhật.

Tài Liệu Không Kết Nối Với Mô Hình Số Hóa

Ngày nay, việc làm cho các tài liệu xây dựng trở nên dễ truy cập không còn đủ; chúng cần phải có tính hành động. Thay vì cung cấp cho nhóm các tài liệu tĩnh, hãy trang bị họ khả năng kiểm tra các mô hình chi tiết hơn.

Hãy cung cấp một trải nghiệm xem tài liệu đa dạng cho phép nhóm của bạn duyệt các tài liệu và trích xuất thông tin mà họ cần, bất kể có ở văn phòng hay tại công trường.

Thiếu công cụ hỗ trợ đo đạc và xác thực kích thước

Sự đo đạc không chính xác có thể gây ra sự rối loạn trong dự án và thường dẫn đến việc phải thực hiện lại công việc, tốn kém và mất thời gian. Thông tin tích hợp trong các nền tảng quản lý tài liệu hiện đại cho phép các nhóm công trường đo đạc các mô hình 3D từ bên trong nền tảng.

Những tính năng như vậy giúp dễ dàng đặt vào ngữ cảnh và xác nhận kích thước. Bên cạnh việc cho phép nhóm làm việc với sự tự tin, việc có được các kích thước có thể xác nhận từ bất kỳ đâu cũng giúp các bên liên quan tiết kiệm thời gian so sánh với các nhóm khác.

Thiếu các thông tin giải thích về sự thay đổi

Để dự án tiến triển, các thông tin phản hồi, thay đổi và câu hỏi phải được truyền đạt kịp thời. Việc thiết lập một luồng thông tin mượt mà là một thách thức khi nhiều bên liên quan làm việc ở các địa điểm khác nhau.

Giải pháp tốt nhất là truyền đạt phản hồi bằng cách sử dụng một nền tảng chia sẻ mà tất cả mọi người có thể truy cập vào thời gian thực. Như vậy, các bên liên quan có thể đóng góp ý kiến và câu hỏi trực tiếp trên các bản vẽ và mô hình. Để đạt được kết quả tốt nhất, giải pháp cần cung cấp các công cụ cho phép các thành viên trong nhóm đính kèm hình ảnh, RFIs (Request for Information), hoặc biểu mẫu để cung cấp thông tin cho các sự thay đổi.

Các lỗi phát sinh được ghi chép muộn màng

Các vấn đề gặp phải trong quá trình thiết kế và tiền xây dựng có thể tốn vài nghìn đô la để giải quyết, trong khi những vấn đề phát sinh tại hiện trường có thể tốn hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm nghìn đô la để giảm thiểu.

Vì vậy, việc ghi chép vấn đề một cách kịp thời là quan trọng. Bạn cần trao quyền cho nhóm của mình để nhận biết và khắc phục vấn đề sớm để tránh những vấn đề lớn trong quá trình thi công.