Giới thiệu công cụ Work Plan sắp ra mắt của Autodesk Build (Phần 2)

Công cụ Work Plan trong Autodesk Build là một giải pháp lập kế hoạch sản xuất xây dựng giúp các đội nhóm ngăn chặn sự chậm trễ, giảm lãng phí cho dự án và nâng cao trách nhiệm giải trình. Ở phần 1, chúng ta đã được giới thiệu qua về công cụ Work Plan. Hãy cùng OneCAD Vietnam tiếp tục khám phá những điểm nổi bật trong công cụ này nhé!

Cài đặt Work Plan

 

1. Cài đặt location

• Location cho phép bạn tổ chức dự án theo cấu trúc phân cấp, trong nhiều cấp độ tùy thuộc vào yêu cầu của công việc (như tòa nhà, tầng, phòng).
• Các địa điểm được quản lý tại cấp độ dự án bởi các quản trị viên dự án và được đồng nhất trên toàn dự án.
• Các địa điểm có thể được truy cập thông qua các đường dẫn khác nhau.
• Trong cài đặt Work Plan, trong tab "General", chọn "Manage Locations in project settings".

• Bạn sẽ được dẫn tới mô đun Project Admin để quản lý Locations. 

2. Theo dõi cam kết

• Planned Percent Complete (PPC) là phần trăm công việc đã hoàn thành so với kế hoạch.
• Tóm tắt PPC được phản ánh trong tab Project Metrics
• Thiết lập mục tiêu PPC% trong cài đặt Work Plan. Trong tab "General", cuộn xuống cuối trang đến phần Commitment Tracking và thiết lập mục tiêu

3. Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure)

• Là một quản trị viên dự án, bạn có thể xây dựng và chỉnh sửa các cấu trúc phân chia công việc (WBS) có thể được gán cho các hoạt động.
• Thiết lập WBS trong các cài đặt Work Plan trong tab "Work Breakdown Structure".
• Nhấp vào nút "+ Add" để thêm một WBS.
• Bạn cũng có thể nhấp chuột phải trên chính nút đó hoặc nhấp vào tùy chọn bên phải của WBS để chọn thứ tự mà mục WBS mới được thêm vào.

Tạo các hoạt động

Có năm loại hoạt động trong Work Plan:

• Task: Tasks là loại hoạt động phổ biến nhất.
• Milestone: Sử dụng để đánh dấu sự kiện hoặc kết thúc một nhóm các hoạt động. Milestone không có khoảng thời gian hay quy mô đội nhóm.
• Delivery: Sử dụng để phối hợp giao vật liệu tới công trường.
• Roadblock: Sử dụng để theo dõi các vấn đề hoặc trở ngại có thể làm bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc.
• Inspection: Sử dụng để theo dõi việc kiểm tra các công việc đã hoàn thành.

Tạo một hoạt động

Để tạo một hoạt động, ở công cụ Work Plan:                                                                                                                 

• Chọn
• Trong flyout, chọn một loại hoạt động. Mặc định là Nhiệm vụ (Task).
• Chỉ định trạng thái. Mặc định là Mở.
• Chỉ định tên (trường bắt buộc).
• Công ty được tạo sẵn dựa trên công ty được phân công của bạn. Quản trị viên dự án có thể chọn bất kỳ công ty nào để liên kết với nhiệm vụ từ danh sách, thành viên dự án chỉ có thể chọn công ty được phân công cho họ. Nhập tên công ty để thu hẹp danh sách.
• Là quản trị viên dự án, bạn có thể chọn một công ty/người khác để phân công nhiệm vụ cho. Thành viên dự án chỉ có thể phân công nhiệm vụ cho người dùng của công ty của họ. Nhập tên để thu hẹp danh sách.
• Ngày bắt đầu không thể chỉnh sửa và được tính từ ngày kết thúc, thời gian và ngày nghỉ làm việc.
• Nhập ngày kết thúc, thời lượng nhiệm vụ trong số ngày và quy mô đội nhóm. Giá trị mặc định được tạo tự động. Điều chỉnh nếu cần thiết.
• Chọn Location. Locations được xác định là một phần của quản trị dự án.
• Chọn một cấu trúc phân chia công việc và tùy chọn nhập mô tả.
• Bạn cũng có thể thêm các hoạt động giao nhận trước và sau đó cũng như thêm các roadblocks.
• Khi thêm hoạt động giao nhận trước hoặc sau đó, một bảng điều khiển mới xuất hiện với bộ lọc thời gian nhanh để chọn trong danh sách thả xuống. Roadblocks phải được thêm vào dự án để xuất hiện trong danh sách chọn.
• Nhấn Lưu.

Xem và chỉnh sửa các hoạt động

Trong Work Plan, có ba loại chế độ xem khác nhau để xem các hoạt động của bạn; chế độ list view, chế độ swim lane view và chế độ planning view. Mỗi chế độ xem làm nổi bật thông tin khác nhau và có thể hữu ích trong các tình huống khác nhau. Chế độ Planning view sẽ được đề cập sau trong hướng dẫn trợ giúp này.

Để thay đổi chế độ xem bạn đang làm việc, nhấp vào danh sách thả xuống chế độ xem ở góc trên bên phải.
   

List View

• Trong List view, bạn có thể xem danh sách hoàn chỉnh các hoạt động. Sử dụng chế độ xem này để xem xét và cập nhật nhanh chóng các hoạt động của bạn.
• Nhấp vào biểu tượng bánh răng để chọn cột dữ liệu hiển thị trong danh sách. Bỏ chọn mọi thứ bạn muốn loại bỏ khỏi chế độ xem này.
• Bạn cũng có thể thay đổi độ dày của các dòng ở đây để hiển thị nhiều thông tin hơn trên màn hình cũng như thay đổi thứ tự các cột.
• Để chỉnh sửa trực tiếp, chọn một giá trị và thực hiện chỉnh sửa của bạn.
• Để chỉnh sửa nhiều trường trong một hoạt động cùng lúc, nhấp vào số ID để mở bảng Activity.
• Để sắp xếp các hoạt động dựa trên một trường, nhấp vào tên cột. Sau khi bạn nhấp vào tên cột, một mũi tên sẽ xuất hiện chỉ ra rằng cột được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nhấp vào tên cột lần nữa để sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
• Các cột cũng có thể được điều chỉnh kích thước bằng cách kéo các đường cột vào và ra.

Swim Lane View

• Sử dụng chế độ xem Swim Lane để xem một biểu diễn hình ảnh về các hoạt động song song và vị trí của chúng trong dự án.
• Trong chế độ xem Swim Lane, các hoạt động được đại diện bằng các thẻ chỉ ra thời gian của hoạt động. Chế độ xem này cung cấp vị trí của các hoạt động để cho các công ty/nhóm nghề khác nhau có thể điều phối các hoạt động của họ.
• Các màu sắc và hình dạng khác nhau đại diện cho các hoạt động hoặc cột mốc cụ thể. Mã màu khác nhau đại diện cho các công ty khác nhau và trạng thái hoạt động.
• Milestones được đại diện bởi hình kim cương . Màu sắc phù hợp với màu sắc của công ty được chỉ định và sẽ chuyển sang một màu sắc đồng nhất khi trạng thái được thiết lập thành cam kết.
• Các nhiệm vụ Tasks được đại diện bằng các thẻ phản ánh màu sắc của công ty và các màu sắc sẽ thay đổi tùy thuộc vào trạng thái của các nhiệm vụ. Màu sắc đồng nhất chỉ ra rằng một nhiệm vụ đã được thiết lập thành cam kết.
• Hoạt động Delivery hiển thị biểu tượng và phản ánh màu sắc của công ty.
• Các Roadblocks hiển thị biểu tượng và phản ánh màu sắc của công ty.
• Inspections hiển thị biểu tượng và phản ánh màu sắc của công ty.
• Kéo thẻ hoạt động đang mở để thay đổi ngày bắt đầu hoặc kết thúc. Kéo cạnh phải hoặc trái của thẻ hoạt động để thay đổi thời lượng.

• Để xem nhanh hoạt động, giữ trỏ chuột ở hoạt động.
• Nhấp đúp vào thẻ hoạt động để xem và chỉnh sửa chi tiết hoạt động.

• Trong chế độ xem swim lane, bạn có thể nhóm các hoạt động theo công ty, WBS hoặc vị trí từ menu thả xuống ở bên trái.
• Để loại bỏ các làn trống khỏi chế độ xem hoặc thay đổi mật độ làn, nhấp vào menu "Configure" ở góc trên bên phải.

• Nhấp vào tùy chọn mở rộng ở góc trên bên phải để mở rộng bảng để tăng diện tích làm việc.
• Điều chỉnh phạm vi thời gian của các hoạt động bằng cách phóng to thu nhỏ bằng cách cuộn chuột.
• Để di chuyển, giữ nút chuột trái và kéo.

Chỉnh sửa một hoạt động

• Để chỉnh sửa một hoạt động trong chế độ List view, chọn chế độ xem danh sách trong menu thả xuống ở phía trên bên phải.
• Nhấp vào số "ID" của hoạt động mà bạn muốn chỉnh sửa. Một bảng phụ sẽ mở ra, nơi bạn có thể cập nhật hoạt động.

• Trạng thái của một hoạt động có thể được cập nhật để phản ánh các tình trạng sau:

• Để xóa một lần trao đổi, nhấp vào biểu tượng "x" bên cạnh lần trao đổi trong bảng chỉnh sửa hoạt động.

Mời các bạn theo dõi phần cuối cùng ở bài viết kế tiếp nhé!

Thanh Tân