Môi trường dữ liệu chung (CDE) và các giải pháp lưu trữ đám mây, sự khác biệt trong quản lý dự án xây dựng

Trong quá trình tìm hiểu về môi trường dữ liệu chung (CDE), chắc hẳn bạn sẽ thấy được sự tương đồng không ít giữa CDE và các giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud Storage) thường thấy như Sharepoint, OneDrive, Google Drive,... tất cả các giải pháp này đều được dùng cho mục đích cơ bản đó là lưu trữ và chia sẻ dữ liệu.

Trong bài viết này, OneCAD sẽ cùng các bạn tìm hiểu vì sao người ta lại đặt ra một khái niệm mới "Môi trường dữ liệu chung - Common Data Enviroment (CDE)", đâu là những điểm khác biệt cơ bản của chúng.

CDE - là công cụ lưu trữ đặc thù cho ngành xây dựng

Đầu tiên, chúng ta có thể thấy rằng, các CDE sẽ sở hữu hầu hết các chức năng cơ bản của một giải pháp lưu trữ dữ liệu đám mây (Cloud Storage) như: quản lý và lưu trữ dữ liệu, chia sẻ dữ liệu, phân quyền chia sẻ...

Tuy nhiên, CDE được thiết kế đặc biệt để phục vụ cho ngành xây dựng và quản lý dự án. Nó không chỉ là nơi lữu trữ dữ liệu mà còn là một nền tảng được tích hợp các quy trình làm việc phức tạp đáp ứng theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 19650. CDE hỗ trợ quản lý thông tin dự án xuyên suốt vòng đời của một công trình từ giai đoạn thiết kế, thi công cho đến hoàn công và vận hành, đảm bảo rằng tất cả thông tin được tổ chức và quản lý một cách có hệ thống.

Trong khi đó, các giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud Storage) như SharePoint, OneDrive, Google Drive chủ yếu phục vụ cho công tác lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong khối văn phòng. Chúng được thiết kế để tăng sự thuận tiện cho nhu cầu lưu trữ và cộng tác trong khối văn phòng thông thường - hầu như không có các chức năng đặc thù cho ngành xây dựng như CDE.

Có một cách hiểu khác nữa là CDE được thiết kế cho nhiều bên cùng tham gia bổ sung thông tin cho dự án, giải pháp lưu trữ đám mây thường sẽ được sử dụng riêng cho một nhóm hoặc một tổ chức.

Một số giải pháp lưu trữ đám mây như Sharepoint cũng chon phép chúng ta tùy biến rất nhiều và cũng có thể đạt tới mục đích gần giống như CDE, tuy nhiên nó sẽ đòi hỏi việc tùy biến chuyên sâu rất phức tạp cũng như có một nhóm các chuyên gia thường xuyên theo dõi hệ thống để đảm bảo dữ liệu được an toàn.

Khác biệt - Quản lý quyền và Phân quyền

Trong một dự án xây dựng, việc phân quyền và quản lý quyền truy cập thông tin là cực kỳ quan trọng. CDE được lập ra nhằm mục đích là nơi lưu trữ tập trung và đáng tin tưởng nhất của một dự án - nơi có rất nhiều đơn vị từ nhiều công ty tham gia với những nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau. CDE phân quyền dựa trên vai trò, nhiệm vụ, công ty và giai đoạn của dự án, mỗi người tham gia chỉ có thể truy cập hoặc chỉnh sửa những thông tin liên quan đến nhiệm vụ của họ. Các quy trình và quyền truy cập có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng dự án.

Trong khi đó, việc phân quyền trong các giải pháp lưu trữ đám mây phần lớn sẽ phân quyền dựa trên đối tượng cá nhân hoặc nhóm. Chúng ta sẽ chỉ có thể chia sẻ tài liệu hoặc thư mục đến người khác mà không có khả năng kiểm soát quyền truy cập chi tiết theo giai đoạn hay quy trình. Nếu áp dụng vào dự án xây dựng có thể dẫn đến tình trạng "lạm quyền truy cập", thiếu an toàn thông tin và gây khó khăn trong việc quản lý dự án, đặc biệt là các dự án phức tạp.

Khác biệt - Quản lý phiên bản và kiểm soát thông tin

Một yếu tố quan trọng của một CDE đó là khả năng kiểm soát phiên bản và thông tin một cách chi tiết và minh bạch. CDE sẽ lưu dấu tất cả các lần cập nhật cũng như lưu trữ phiên bản tự động của tất cả các tập tin, đặc biệt theo dõi sự cập nhật của các tài liệu như bản vẽ, mô hình BIM. Điều này cho phép các bên có thể theo dõi được tiến trình cập nhật cũng như truy vết nguồn gốc các thay đổi, đảm bảo tính minh bạch và nhất quán trong quá trình thực hiện dự án.

Ở chiều ngược lại, các giải pháp lưu trữ đám mây cũng có tính năng quản lý phiên bản, nhưng lại chủ yếu ở các tài liệu văn phòng như Word, Excel, PDF... Chúng không hỗ trợ chi tiết cho các mô hình 3D hoặc dữ liệu BIM, và không có quy trình kiểm soát thông tin nghiêm ngặt như CDE. Điều này dẫn tới việc mất kiểm soát tiến trình cập nhật của các tài liệu và thông tin.

Khác biệt - Quản lý thông tin theo tiêu chuẩn của ngành xây dựng

ISO 19650 là tiểu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin trong xây dựng và các CDE hiện nay được thiết kế để tuân thủ tiêu chuẩn này. Việc áp dụng CDE và tiêu chuẩn ISO 19650 sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng hiệu quả quy trình BIM vào các dự án.

CDE định nghĩa rõ ràng các vai trò, trách nhiệm của các bên, của từng thành viên tham gia dự án, đồng thời lập ra các quy trình xử lý tài liệu, thông tin. Các dữ liệu được luân chuyển trong dự án sẽ thông qua các quy trình, được ghi dấu giúp đảm bảo tính nhất quán và chuẩn quá trong công tác quản lý. Ngoài ra một số CDE còn cho phép thiết lập các tiêu chuẩn đặt tên tập tin, các cách thức phối hợp giữa nhiều bên, giúp các dự án xây dựng dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về pháp lý và quy định trong ngành.

Trong khi đó, các giải pháp lưu trữ đám mây sẽ không hỗ trợ quản lý thông tin theo cách thức của ngành xây dựng. Chúng chủ yếu được sử dụng để lưu trữ và chia sẻ thông tin mà không cần đáp ứng qua các quy trình phức tạp và yêu cầu nghiêm ngặt như CDE. Việc sử dụng các giải pháp này trong dự án xây dựng sẽ gây nhiều gánh nặng cho nhóm quản lý tài liệu (document control) và có thể dẫn tới các khó khăn trong việc tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và quy định ngành.

Khác biệt - Tích hợp với các phần mềm chuyên ngành

CDE được thiết kế cho ngành xây dựng, do đó nó sẽ được tích hợp sâu với các công cụ chuyên ngành - đặc biệt là BIM như Revit, Navisworks, IFC... điều này cho phép các bên liên quan trong dự án có thể quản lý và trao đổi dữ liệu thông tin mô hình một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, hầu hết các CDE còn cho phép xem và trao đổi thông tin thông qua mô hình 3D trực tiếp trên nền tảng mà không cần tải dữ liệu về hoặc cần các phần mềm chuyên dụng.

Đối với giải pháp lưu trữ đám mây, chúng đơn thuần chỉ chia sẻ tập tin, hầu như chỉ cho phép xem các tài liệu văn phòng. Đối với các tập tin quan trọng như mô hình 3D hoặc các bản vẽ CAD cũng cần yêu cầu người dùng tải về và mở các phần mềm chuyên biệt. Việc mở được các tài liệu này sẽ đòi hỏi ở người dùng về phần mềm bản quyền, phần cứng máy tính đáp ứng và cả kỹ năng sử dụng phần mềm. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả và sự linh hoạt trong quá trình quản lý và phối hợp.

Khác biệt - Khả năng mở rộng và Tích hợp thông tin chuyên ngành

Một trong những điểm khác biệt quan trọng giữa Môi Trường Dữ Liệu Chung (CDE) và các giải pháp lưu trữ đám mây thông thường chính là khả năng mở rộng và tích hợp sâu rộng với các công cụ chuyên ngành khác nhau, giúp thu thập và quản lý thông tin dự án một cách toàn diện và hiệu quả. CDE không chỉ đơn thuần là nền tảng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, mà còn cung cấp khả năng tích hợp đa dạng các công cụ như biểu mẫu điện tử, thu thập thông tin tài sản, thu thập hình ảnh từ công trường, và nhiều tính năng khác hỗ trợ cho quá trình quản lý dự án.

Đối với các giải pháp lưu trữ đám mây thông thường, các công tác trên sẽ thu thập thông qua các tập tin excel, hình ảnh rời rạc, được lưu trữ và nhiều thư mục khác nhau. Điều này dẫn tới sự phân tán dữ liệu và rất khó kiểm soát.

Khác biệt - Báo cáo và phân tích

CDE cho phép khả năng trích xuất các dữ liệu và trình bày thành các báo cáo phân tích về tiến độ, chất lượng thông tin, an toàn dự án... Các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực giúp người quản lý dữ án có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất của từng thành phần trong dự án. Điều này cho phép đưa ra các quyết định thông minh và kịp thời, giúp dự án tiến triển thuận lợi và đạt được mục tiêu đề ra.

Ngược lại, các giải pháp lưu trữ đám mây chỉ cung cấp báo cáo cơ bản về hoạt động của tài liệu như lượt truy cập hay chỉnh sửa. Chúng không cung cấp báo cáo chuyên sâu về các thông tin và mô hình xây dựng, khiến cho việc theo dõi và quản lý dự án trở nên khó khăn hơn. Khả năng phân tích dữ liệu dự án phức tạp của các giải pháp lưu trữ đám mây còn rất hạn chế so với CDE.

Kết luận

Môi Trường Dữ Liệu Chung (CDE) không chỉ là một công cụ lưu trữ và chia sẻ thông tin đơn thuần mà còn là một nền tảng quản lý thông tin toàn diện, hỗ trợ quy trình làm việc và tiêu chuẩn hóa dữ liệu trong suốt vòng đời của dự án xây dựng. Với khả năng tích hợp chặt chẽ với các công cụ BIM, quản lý thông tin chi tiết và phân quyền truy cập phức tạp, CDE giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quản lý thông tin dự án.

Các giải pháp lưu trữ đám mây như SharePoint, Google Drive hay OneDrive mặc dù tiện lợi cho việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu thông thường, nhưng không thể đáp ứng được các yêu cầu phức tạp của một dự án xây dựng quy mô lớn. Vì vậy, việc lựa chọn CDE sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp dự án xây dựng đạt được hiệu quả cao hơn và đảm bảo thành công trong dài hạn.

Hiện nay CDE gần như cũng trở thành công cụ tiêu chuẩn cần lựa chọn trước khi bắt đầu một dự án xây dựng BIM, điều này cũng được đề cập trong Quyết định số 348/QĐ-BXD ngày 02/04/2021. Có thể có nhiều lựa chọn giải pháp CDE, tuy nhiên chúng đều có những định hướng chung và đều đáp ứng các tiêu chuẩn của một CDE, do đó việc làm quen và thích ứng là không phức tạp.